Dni otwarte inwestycji deweloperskiej: jak przygotować wydarzenie, które przekłada się na sprzedaż?

Największy błąd popełnia się jeszcze przed ogłoszeniem dni otwartych

Organizacja dni otwartych bardzo często zaczyna się od rozmowy o terminie wydarzenia. To naturalne, ale nie od tego zależy powodzenie całego przedsięwzięcia. Znacznie ważniejsze jest pytanie, czy wszystkie elementy potrzebne do promocji inwestycji będą gotowe odpowiednio wcześniej. Wiele zespołów traktuje materiały marketingowe jako końcowy etap przygotowań. Kiedy data wydarzenia jest już ustalona, pojawia się myśl: „teraz zamówimy ulotki, wydrukujemy teczki i przygotujemy billboard”. Problem polega na tym, że żaden z tych materiałów nie powstaje w jeden dzień.

Billboard potrzebuje atrakcyjnych wizualizacji inwestycji. Ulotka wymaga projektu graficznego. Katalog musi zostać opracowany, zaakceptowany i wydrukowany. Te same materiały będą później wykorzystywane w kampanii internetowej, mediach społecznościowych oraz komunikacji z klientami. Wszystkie działania są ze sobą powiązane. Jeżeli wizualizacje powstaną z opóźnieniem, przesunie się również termin przygotowania billboardów, uruchomienia kampanii reklamowej oraz produkcji materiałów dla handlowców. W efekcie promocja wydarzenia ruszy zbyt późno, a liczba odwiedzających będzie znacznie mniejsza od zakładanej.

Dlatego przygotowania do dni otwartych warto rozpocząć od uporządkowania wszystkich elementów komunikacji. Dzięki temu każdy kolejny etap przebiega płynnie, a zespół może skupić się na sprzedaży zamiast gaszenia kolejnych problemów.

Klient trafia na dzień otwarty dużo wcześniej, niż pojawi się w biurze sprzedaży

Pierwszy kontakt z inwestycją rzadko następuje podczas wydarzenia. Najczęściej zaczyna się od reklamy w mediach społecznościowych, kampanii Google, billboardu mijanego codziennie w drodze do pracy lub informacji przesłanej przez znajomych. To właśnie dlatego promocja dni otwartych nie może ograniczać się do jednego posta opublikowanego kilka dni przed wydarzeniem. Klient potrzebuje czasu, aby zainteresować się inwestycją, sprawdzić lokalizację, przejrzeć stronę internetową i podjąć decyzję o odwiedzeniu biura sprzedaży.

Każdy materiał reklamowy powinien prowadzić do jednego celu – zachęcenia klienta do zapisania się na wydarzenie lub pozostawienia swoich danych kontaktowych.

W tym miejscu ogromną rolę odgrywa CRM, lub nawet prosty (choć najlepiej zautomatyzowany) system zbierania danych kontaktowych połączony z możliwością masowej wysyłki emaili i smsów zapraszających. To on pozwala uporządkować wszystkie zgłoszenia, przypisać klientów do doradców i zaplanować dalszą komunikację. Bez niego nawet dobrze przygotowana kampania może zakończyć się chaosem organizacyjnym i utratą wartościowych leadów.

Scenariusz rozmowy sprzedaje lepiej niż improwizacja

Jednym z najczęściej pomijanych elementów organizacji dni otwartych jest przygotowanie handlowców. Zakłada się, że skoro zespół sprzedaje mieszkania każdego dnia, poradzi sobie również podczas wydarzenia. Tymczasem dzień otwarty wygląda zupełnie inaczej niż standardowa prezentacja oferty.

Doradca ma ograniczony czas, wokół pojawiają się kolejni odwiedzający, rozmowy często się przeplatają, a klientów jest znacznie więcej niż podczas zwykłego dnia pracy. Bez wcześniej przygotowanego scenariusza bardzo łatwo skupić się wyłącznie na parametrach mieszkania lub… od razu przejść do rozmowy o cenie.

To jeden z błędów, który można zaobserwować podczas wielu wydarzeń. Cena jest ważna, ale rzadko stanowi początek decyzji zakupowej. Najpierw klient chce zrozumieć inwestycję, lokalizację, standard wykończenia, sposób życia, jaki oferuje dane miejsce, a dopiero później zaczyna analizować liczby.

Dobrze przygotowany scenariusz rozmowy sprawia, że każdy doradca prowadzi klienta podobną ścieżką. Dzięki temu komunikacja jest spójna, a żaden z najważniejszych argumentów sprzedażowych nie zostaje pominięty.

Mieszkanie pokazowe powinno sprzedawać styl życia, a nie wyposażenie

Mieszkanie pokazowe jest jednym z najmocniejszych narzędzi sprzedażowych podczas dni otwartych. To właśnie tutaj klient po raz pierwszy może zweryfikować, czy wizualizacje i materiały marketingowe mają odzwierciedlenie w rzeczywistości. Nie przyjeżdża wyłącznie po to, aby sprawdzić metraż salonu czy liczbę pokoi. Szuka odpowiedzi na znacznie ważniejsze pytanie – czy potrafi wyobrazić sobie swoją codzienność właśnie w tym miejscu. Czy przestrzeń będzie odpowiadała potrzebom jego rodziny, czy wnętrze daje poczucie komfortu i czy inwestycja spełnia oczekiwania, które zbudowała wcześniejsza komunikacja marketingowa. Dobrze przygotowane mieszkanie pokazowe nie prezentuje jedynie standardu wykończenia. Pokazuje sposób życia, jaki może towarzyszyć przyszłym mieszkańcom.

To właśnie dlatego aranżacja wnętrza wymaga dużej rozwagi. Zbyt osobiste dodatki, rodzinne fotografie czy bardzo charakterystyczne dekoracje sprawiają, że klient zaczyna oglądać cudze mieszkanie zamiast wyobrażać sobie własne. Z drugiej strony równie niekorzystnie działa lokal, który wygląda na niedokończony lub przygotowany w pośpiechu. Brak odpowiedniego oświetlenia, puste pomieszczenia czy niewykończone detale odbierają wnętrzu charakter i nie pozwalają zbudować emocji, które często mają ogromny wpływ na decyzję zakupową. Mieszkanie pokazowe powinno pomagać klientowi podjąć decyzję, a nie zmuszać go do zastanawiania się, jak mogłoby wyglądać po zakończeniu wszystkich prac.

Przygotowanie mieszkania pokazowego warto potraktować jako osobny etap całego procesu organizacji dni otwartych. To znacznie więcej niż ustawienie mebli i dodatków. Liczy się odpowiedni dobór kolorów, oświetlenia, dekoracji oraz sposób prowadzenia klienta przez poszczególne pomieszczenia. Wszystkie te elementy mają wpływ na odbiór inwestycji i budują jej wartość w oczach odwiedzających. Temat ten szerzej opisaliśmy w artykule „Home staging, czyli przygotowanie wnętrza do sprzedaży – jak deweloperzy wykorzystują mieszkania pokazowe?”, w którym pokazujemy, jak profesjonalnie przygotowana aranżacja wspiera sprzedaż mieszkań i dlaczego coraz więcej deweloperów traktuje ją jako element strategii marketingowej. Przeczytasz go tutaj.

Nawet najlepsza rozmowa nie wystarczy, jeśli klient wyjdzie z pustymi rękami

Dzień otwarty nie kończy procesu sprzedaży – on go rozpoczyna. Po opuszczeniu biura sprzedaży większość klientów wraca do codziennych obowiązków, a po kilku dniach zaczyna porównywać różne inwestycje. Przegląda oferty konkurencji, rozmawia z rodziną, analizuje lokalizacje i ponownie wraca do materiałów, które udało mu się zebrać. Jeżeli po spotkaniu nie otrzyma katalogu, teczki z informacjami o inwestycji czy wizytówki doradcy, bardzo szybko zaciera się nie tylko obraz samego mieszkania, ale również nazwa inwestycji i argumenty, które padły podczas rozmowy. Materiały marketingowe pełnią rolę cichego sprzedawcy – przypominają o inwestycji wtedy, gdy handlowca nie ma już obok klienta.

Nie bez znaczenia pozostaje również jakość ich wykonania. Starannie zaprojektowane katalogi, estetyczne teczki, czytelne rzuty mieszkań i profesjonalnie przygotowane wizytówki budują zaufanie do marki oraz wzmacniają wizerunek inwestycji. Klient bardzo często pokazuje je partnerowi, rodzinie lub znajomym, a decyzja o zakupie zapada dopiero po wspólnej analizie wszystkich informacji. Materiały marketingowe powinny odpowiadać standardowi inwestycji i być spójne z całą komunikacją marki. Jeżeli reklamy, strona internetowa i biuro sprzedaży prezentują wysoki poziom, a katalog wygląda przypadkowo lub został przygotowany w pośpiechu, klient szybko dostrzeże ten rozdźwięk. Właśnie dlatego projektowanie i produkcję materiałów warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem – nie jako ostatni punkt na liście zadań, ale jako jeden z fundamentów skutecznych dni otwartych.

Dzień otwarty nie kończy się wraz z wyjściem ostatniego gościa

Moment zakończenia wydarzenia wielu deweloperów traktuje jako zamknięcie całego procesu. Biuro sprzedaży wraca do codziennej pracy, materiały są sprzątane, a zespół podsumowuje frekwencję. Tymczasem z perspektywy sprzedaży to dopiero początek kolejnego etapu. Organizacja dni otwartych wymaga dużych nakładów czasu i budżetu. Kampania reklamowa, przygotowanie mieszkania pokazowego, druk materiałów marketingowych czy zaangażowanie doradców mają jeden wspólny cel – doprowadzić do spotkania z potencjalnym klientem. Jeżeli po zakończeniu wydarzenia kontakt zostanie przerwany, znacząca część wykonanej wcześniej pracy przestaje przynosić oczekiwane rezultaty. Samo zainteresowanie inwestycją rzadko oznacza gotowość do natychmiastowego zakupu. Większość klientów potrzebuje czasu na spokojną analizę oferty, rozmowę z bliskimi oraz porównanie kilku dostępnych inwestycji.

To właśnie dlatego follow-up powinien być zaplanowany jeszcze przed rozpoczęciem dni otwartych, a nie dopiero po ich zakończeniu. Doradca powinien wiedzieć, kiedy skontaktuje się z klientem, jakie materiały prześle po spotkaniu i w jaki sposób będzie kontynuował rozmowę rozpoczętą podczas wydarzenia. Czasami wystarczy odpowiedzieć na dodatkowe pytania, przesłać rzut wybranego mieszkania lub zaprosić na kolejne indywidualne spotkanie. Najwięcej decyzji zakupowych zapada już po zakończeniu dni otwartych, kiedy opadają emocje, a klient wraca do zebranych informacji. 

Równie ważny jest marketingowy follow-up, który powinien działać równolegle z pracą doradców. Osoby, które odwiedziły dzień otwarty lub zostawiły swoje dane kontaktowe, mogą automatycznie otrzymać podziękowanie za udział w wydarzeniu, materiały dotyczące inwestycji, informacje o dostępnych mieszkaniach czy przypomnienie o ograniczonej ofercie promocyjnej. Dobrze zaplanowane sekwencje e-maili i wiadomości SMS pozwalają utrzymać zainteresowanie inwestycją przez kolejne dni, przypominają o najważniejszych atutach projektu i zachęcają do ponownego kontaktu z doradcą. Tego typu komunikacja powinna być przemyślana i rozłożona w czasie – jej celem nie jest zasypywanie klienta wiadomościami, ale dostarczanie informacji, które pomagają podjąć decyzję o zakupie.

Najlepsze efekty przynosi połączenie działań sprzedażowych i marketingowych. Doradca odpowiada za budowanie relacji i prowadzenie indywidualnych rozmów, natomiast marketing wspiera ten proces poprzez regularną komunikację dopasowaną do etapu, na którym znajduje się klient. Firmy, które łączą telefon od handlowca z automatycznymi kampaniami e-mail, wiadomościami SMS oraz odpowiednio zaplanowanymi sekwencjami komunikacji, znacznie lepiej wykorzystują potencjał wygenerowanych leadów. Te, które ograniczają się wyłącznie do samego wydarzenia, bardzo często obserwują, jak zainteresowani klienci z czasem wybierają konkurencyjne inwestycje tylko dlatego, że nikt nie podtrzymał z nimi relacji.

Sprzedaż mieszkań zaczyna się od doświadczenia klienta

Dni otwarte są jednym z niewielu momentów, w których klient może jednocześnie zobaczyć inwestycję, poznać zespół sprzedaży i wyrobić sobie opinię o deweloperze. Nie buduje jej wyłącznie atrakcyjna architektura czy dobrze zaprojektowane mieszkania. Składają się na nią również drobne elementy – czy łatwo trafić do biura sprzedaży, czy dostępne są miejsca parkingowe, czy doradcy potrafią prowadzić rozmowę, czy materiały marketingowe wyglądają profesjonalnie i czy po wydarzeniu ktoś wraca z dalszym kontaktem.

To właśnie suma tych doświadczeń decyduje o tym, czy klient zapamięta inwestycję jako dobrze przygotowaną i godną zaufania.

Dni otwarte trwają kilka godzin. Ich organizacja zajmuje tygodnie. Im wcześniej rozpoczną się przygotowania i im lepiej zostaną ze sobą połączone wszystkie elementy – od wizualizacji, przez kampanię reklamową, materiały marketingowe, CRM, scenariusz spotkań, aż po follow-up – tym większa szansa, że wydarzenie przełoży się na realną sprzedaż mieszkań, a nie jedynie wysoką liczbę odwiedzających.

Jeżeli planujesz organizację dni otwartych swojej inwestycji i chcesz zadbać o każdy etap komunikacji – od materiałów marketingowych, przez kampanię promocyjną, aż po wsparcie sprzedaży – skontaktuj się z zespołem Rendart. Pomożemy przygotować wydarzenie, które będzie nie tylko dobrze zorganizowane, ale przede wszystkim skuteczne.